Normalerweise gibt es für einen Vereinsvorstand keinen Grund, den Mitgliedern Informationen vorzuenthalten. Das heißt aber nicht, dass der Vorstand gezwungen ist, Mitgliedern auf alle Fragen eine Antwort zu geben.
Die Auskunftspflicht des Vorstands ergibt sich aus § 27 Abs. 3 in Verbindung mit § 666 BGB. Als Beauftragter des Vereins muss der Vorstand „dem Auftraggeber die erforderlichen Nachrichten geben, auf Verlangen über den Stand des Geschäfts Auskunft erteilen und nach der Ausführung des Auftrags Rechenschaft abzulegen.“
Auftraggeber ist aber der Verein.
Eine solche Auskunftspflicht besteht also nur ihm – der Mitgliederversammlung – gegenüber, nicht gegenüber einzelnen Mitgliedern.
Es gilt der Grundsatz: Mitgliederrechte sind in der Mitgliederversammlung auszuüben.
In keinem Fall hat also ein einzelnes Mitglied außerhalb der Mitgliederversammlung das Recht, Einsicht in Buchhaltungsunterlagen zu nehmen oder gar die Anfertigung von Kopien zu fordern.
In der Mitgliederversammlung dagegen hat jedes Mitglied ein Fragerecht zu allen Angelegenheiten des Vereins. Es kann also über die vom Vorstand abgegeben Berichte hinaus ergänzende Informationen verlangen.
Das Auskunftsrecht betrifft die gesamte Geschäftsführung des Vorstands. In der Mitgliederversammlung muss der Vorstand aber grundsätzlich nur Auskünfte zu den aufgestellten Tagesordnungspunkten geben. Fragen zu Themen, die keinen Bezug zur Tagesordnung haben, kann er zurückweisen oder auf eine spätere Versammlung vertagen.
Das Auskunftsrecht betrifft keineswegs nur Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage des Vereins. Auch Themen wie Zukunftsplanungen, Geschäftsverbindungen, Spenderzahlen, Sponsorenpflege oder geplante Werbemaßnahmen gehören dazu.
Einsicht in die Protokolle der Mitgliederversammlung darf jedes teilnahmeberechtigte Mitglied nehmen.
Für die Protokolle der Vorstandssitzungen gilt das nicht. Hier fehlt regelmäßig ein berechtigtes Interesse der Mitglieder. Soweit Tagesordnungspunkte und Beschlussfassung in Vorstandssitzungen für das Vereinsleben aber relevant sind, besteht dazu ein Auskunftsrecht in der Mitgliederversammlung.
In aller Regel besteht nur der Anspruch auf die Einsichtnahme in Dokumente, nicht auf die Erstellung von Kopien.
Es gibt auch Tatsachen, die der Geheimhaltung unterliegen. Ein grundsätzliches Recht zur Auskunftsverweigerung wird immer dann gegeben sein, wenn dem Verein dadurch Schaden droht (zum Beispiel wenn Details aus laufenden Vertragsverhandlungen zum Schaden des Vereins genutzt werden könnten). Gleiches gilt, wenn damit gesetzliche Regelungen (zum Beispiel Datenschutz) oder die Persönlichkeitsrechte von (Vorstands-)Mitgliedern und Dritten verletzt würden. Das gilt auch in Fällen, wo die Erteilung der Auskunft eine gesetzliche, satzungsmäßige oder vertragliche Geheimhaltungspflicht verletzen würde.
Deswegen darf der Vorstand in der Regel keine Auskunft über die Gehälter einzelner Mitarbeiter geben. Auskünfte über die Gehaltssummen kann die Mitgliederversammlung dagegen sehr wohl verlangen.
Das einzelne Mitglied hat außerhalb der Mitgliederversammlung nur sehr eingeschränkte Informationsrechte. Es muss ein berechtigtes Interesse vorliegen. Und es muss sich um einen Fall handeln, bei dem das Mitglied nicht auf die nächste Mitgliederversammlung verwiesen werden kann.
Einsicht in Buchhaltungs- und andere Geschäftsunterlagen muss dem Mitglied in keinem Fall gewährt werden. Auch dann nicht, wenn es Hinweise auf Satzungsverstöße oder gar strafrechtlich relevantes Verhalten des Vorstands gibt.
