Eine effiziente Mitgliederverwaltung ist das A und O eines Vereins. Daraus können Sie ersehen, wie viele Mitglieder Ihr Verein hat, seit wann sie Mitglied des Vereins sind, wo Ihre Mitglieder wohnen. Damit die Verwaltung ihrer Mitglieder übersichtlich ist, sollten Sie diese am besten in einer Exel-Tabelle führen, damit Sie aus dieser heraus beispielsweise Serienbriefe für die Einladungen zur Mitgliederversammlung erstellen können.
Folgende Daten gehören auf jeden Fall in eine effektive Mitgliederverwaltung:
- Vor- und Nachname des Mitglieds
- Mitgliedsnummer
- Adresse des Mitglieds
- E-Mail-Adresse und Telefonnummer
- Eintrittsdatum in den Verein
- Austrittsdatum aus dem Verein
- Art der Mitgliedschaft
- Höhe des Mitgliedsbeitrags
- Bankverbindung zum Einzug des Mitgliedsbeitrags
Selbstverständlich können Sie in Ihre Mitgliederverwaltung weitere, für ihren Verein wichtige Daten in die Tabelle einfügen.
Wichtig ist natürlich, dass Sie Ihre einmal angelegte Mitgliederverwaltung ständig fortschreiben. Die Aufnahme eines neuen Mitglieds aber auch den Austritt eines Mitglieds sollten Sie unverzüglich dokumentieren, damit keine Veränderung vergessen wird.
Dieses Vorgehen ist eine besonders wichtige Aufgabe in Ihrer Mitgliederverwaltung, da Sie aus dieser heraus die Einladungen zur Mitgliederversammlung versenden – entweder per Brief oder E-Mail.
Wenn Sie Personen aus Ihrer Mitgliederverwaltung, die nicht mehr Mitglieder im Verein sind, zur Mitgliederversammlung einladen, ist dies für die Beschlussfassung im Normalfall nicht gefährlich, da diese in der Regel zu dieser sowieso nicht erscheinen werden. Gefährlich für die Gültigkeit der Beschlüsse an der Mitgliederversammlung hingegen wird es dann, wenn Sie nicht alle Mitglieder eingeladen haben, weil Sie bei Ihnen in der Mitgliederverwaltung nicht aufgeführt sind. Diese nicht eingeladenen Mitglieder könnten im Nachhinein die auf der Mitgliederversammlung gefassten Beschlüsse auch durch das Registergericht anfechten lassen.
Sofern Sie absolut rechtssicher handeln wollen, damit Sie die Voraussetzungen für die Gültigkeit von Beschlüssen auf Ihrer Mitgliederversammlung erfüllen, so vertrauen Sie Ihre Mitgliederverwaltung meinen Diensten an – ich sorge dafür, dass Sie stets einen vollkommen Durchblick in dem Mitgliederbestand Ihres Vereins haben.
