Der Gesetzgeber unterscheidet im neuen § 32 Abs. 2 BGB ausdrücklich zwischen der hybriden und der virtuellen Mitgliederversammlung.
Hybrid ist eine Versammlung dann, wenn den Mitgliedern angeboten wird auszuwählen, ob sie persönlich vor Ort teilnehmen möchten oder, ob sie aus der Ferne mit elektronischen Kommunikationsmitteln teilnehmen möchten.
Eine virtuelle Mitgliederversammlung liegt vor, wenn die Versammlung – ohne die Möglichkeit der Anwesenheit vor Ort – ausschließlich über elektronische Kommunikationsmittel stattfindet.
Die Formulierung „elektronische Kommunikationsmittel“ hat der Gesetzgeber bewusst gewählt, um Vereinsmitgliedern mehr Möglichkeiten für die Teilnahme und die Ausübung ihrer Mitgliederrechte zu eröffnen. Damit ist klargestellt, dass hybride sowie virtuelle Mitgliederversammlungen nicht nur
über virtuelle Konferenzplattformen (bspw. Zoom oder MSTeams) durchgeführt werden können. Auch Chatprogramme, Telefonkonferenz oder Abstimmung per E-Mail sind denkbar.
Wichtig ist hierbei, dass die Auswahl des Kommunikationsmittels geeignet sein muss, die Teilnahme und Ausübung der Mitgliederrechte zu gewährleisten.
Ist eine hybride Mitgliederversammlung geplant, reicht es aus, wenn in der Einladung dazu mitgeteilt wird, dass die Teilnahme über ein elektronisches Kommunikationsmittel möglich ist. Die Einladung muss auch darüber informieren, welches der elektronischen Kommunikationsmittel eingesetzt werden kann und was im Umgang damit beachtet werden muss. Hierfür übersenden Sie zusammen mit der Einladung am besten eine Anleitung, wie Mitgliederrechte bei einer hybriden
Mitgliederversammlung wahrgenommen werden können.
Um virtuelle Mitgliederversammlungen durchführen zu dürfen, ist ein Beschluss der Mitgliederversammlung notwendig!
Dieser Beschluss kann einmalig, beschränkt für einen gewissen Zeitraum oder auf unbestimmte Zeit gefasst werden. Erst wenn dieser Beschluss gefasst wurde, kann das Organ, welches die Versammlung einberuft, für jede Mitgliederversammlung entscheiden ob in Präsenz, hybrid oder virtuell getagt wird.
Auch hier muss die Einladung zur Mitgliederversammlung die Modalitäten der elektronischen Teilhabe erläutern.
Für alle, die bereits die Durchführung hybrider oder virtueller Mitgliederversammlungen in die Satzung aufgenommen haben, gibt es gute Nachrichten: Es ist kein erneuter Beschluss
notwendig, um virtuelle Mitgliederversammlungen durchführen zu können. Die Satzung geht als speziellere Reglung der Neuregelung des § 32 Abs. 2 BGB vor. Sieht die Satzung dabei
strengere Voraussetzungen vor, als die im neuen Gesetz, gelten die Regelungen der Satzung.
